Bestandteil eines funktionsfähigen Compliance-Management-Systems ist ein Meldesystem, das Hinweisgebern („Whistleblowern“) ermöglicht, vertraulich und anonym tatsächliche (oder auch nur vermutete) Verstöße gegen Gesetze oder unternehmensinterne Richtlinien und Handlungsanweisungen zu melden.

Eine Möglichkeit, ein solches Meldesystem zu gewährleisten, ist die Installation eines externen Vertrauensanwalts (Ombudsperson). Im Gegensatz zum rein webbasierten Meldesystem kann der externe Vertrauensanwalt mit dem Hinweisgeber aktiv und persönlich kommunizieren und – beispielsweise – durch gezielte Rückfragen zur Sachverhaltsaufklärung und zur Konkretisierung der erhobenen Vorwürfe beitragen.

Wir stellen – in Abstimmung mit unserem Auftraggeber – eine Kontaktaufnahmemöglichkeit über eine eigens eingerichtete Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sicher.

Wir nehmen Hinweise entgegen, klären den Sachverhalt auf und nehmen, soweit gewünscht, eine rechtliche Bewertung vor; nachfolgend berichten wir an den vom Auftraggeber benannten unternehmensinternen Ansprechpartner und wirken gegebenenfalls an der weiteren – auch unternehmensinternen – Aufklärung mit.

Rechtsanwalt Schütz ist externer Vertrauensanwalt der real GmbH mit Sitz in Düsseldorf.